Modernizar o sistema de transporte, adicionar novas tecnologias às operações ou, até mesmo, implementar pela primeira vez a bilhetagem eletrônica são processos que demandam tempo, dedicação e, normalmente, a capacidade de gerenciar diferentes variáveis ao mesmo tempo.
Lidar com toda essa complexidade — tempo, orçamento, escopo, pessoas etc. — é um grande desafio para qualquer empresa, e os esforços, tanto do operador de transportes quanto dos fornecedores das tecnologias, devem ser administrados de forma eficiente para que a entrega esteja totalmente alinhada aos objetivos do negócio.
Contar com o auxílio de uma equipe especializada em gestão de projetos é crucial nessa etapa. É ela que dará a estrutura necessária para que o projeto seja executado de forma satisfatória, gerenciando as pessoas envolvidas, garantindo prazos, preparando treinamentos, intermediando customizações quando necessário e articulando todas as entregas.
Como trabalhamos a gestão de projetos na Empresa 1
Para nossos clientes, contar com esse suporte especializado significa ter a garantia de um maior controle sobre a implementação de uma solução e uma gestão mais eficaz de recursos, sejam eles humanos, tecnológicos ou de tempo, e de outras variáveis envolvidas no projeto.
Para garantir que as soluções sejam implementadas conforme as expectativas e efetivamente adaptadas ao sistema de transporte do cliente, o escritório de projetos atua com processos que acompanham cada fase do gerenciamento, como você pode ver na ilustração abaixo.
Ter uma área dedicada para fazer essa gestão e a integração das atividades é fundamental para garantir o controle necessário para termos sucesso nas entregas. Todas as atividades de gerenciamento são baseadas no PMBOK, que é um conjunto de práticas internacionalmente difundidas para a gestão de projetos, das metodologias tradicionais às mais inovadoras.
Falando um pouquinho sobre a equipe de projetos E1, hoje nós gerenciamos, em média, 20 a 30 projetos simultâneos. Na nossa carteira estão projetos de desenvolvimento, de implantação (dos mais simples aos mais complexos), pilotos, projetos internos, integração de tecnologias, entre outros, e estamos preparados para conduzir também iniciativas internacionais.
No escritório de projetos, nós traduzimos o que está nos documentos de contrato e proposta em ações que serão planejadas e acompanhadas ao longo do projeto. Somos nós que fazemos esse link entre o cliente e a Empresa 1 durante esse período. Em um projeto temos uma alta diversidade de variáveis e soluções envolvidas e tratamos pontos críticos que precisam ser bem cuidados, como tempo, dinheiro e a entrega final..
O cliente também conta com um acompanhamento mais próximo dos processos envolvidos na implementação, inclusive das demandas que estão sob sua responsabilidade. O analista de projetos atua como um guia, coordenando os esforços de todos os envolvidos.
Com a pandemia, diante de todas as dificuldades, esses processos se fortaleceram e ficaram ainda mais dinâmicos para que conseguíssemos atender os prazos do cliente e a coordenação de recursos no contexto do distanciamento social. Implementamos recentemente dois projetos — Porto Velho (RO) e Bragança Paulista (SP) — nesse cenário à distância. Para isso, montamos uma estrutura própria para conseguirmos realizar as configurações do sistema de maneira remota e estamos usando a tecnologia para a realização dos treinamentos. Com isso, temos condição até de gravar os treinamentos e deixar esse legado para os clientes, o que ajuda muito na sequência e no dia a dia da operação.
Em virtude da pandemia, buscamos estratégias para avançar com todas as entregas de forma inicialmente 100% remota. Mesmo nesse ambiente complexo, o foco foi atender expectativas apresentadas pelo cliente, parceiros externos e patrocinadores. Fizemos um levantamento abrangente de dados históricos, dando foco maior às lições aprendidas e riscos históricos, onde identificamos várias oportunidades de melhoria em nosso trabalho e no trato com o cliente e parceiros, na busca de um resultado positivo para todas as partes envolvidas.
Outra meta estratégica desses dois projetos era garantir a qualidade nos resultados das instalações dos embarcados, eliminando ações de retrabalho ou desperdício. Para isso, contamos com a colaboração direta da liderança técnica para apresentar ao cliente pontos de melhoria nas instalações, que inicialmente geraram certo conflito, mas foram necessários para que ocorressem melhorias efetivas nos resultados observados nas vistorias em campo. Foi importante envolver os patrocinadores para fortalecer e impulsionar a estratégia em vários momentos.
Para tratar estes cenários, buscamos conhecimentos em práticas emergentes de gerenciamento de projetos ágeis. Isso nos permitiu estabelecer maior transparência nas comunicações, tornando-as descentralizadas (aumento dos canais de comunicação). Todos os envolvidos estabeleceram relações de parceria e colaboração em diversos pontos do projeto, onde as responsabilidades eram verdadeiramente divididas e compartilhadas e as mudanças eram absorvidas diante dos cenários incertos, por ambos os lados.
